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建材貿易企業內部控制管理的不足與優化措施

時間:2020-11-18 來源:現代商貿工業 本文字數:4332字
作者:米益民 單位:中交路橋建設有限公司物資分公司

  摘    要: 現階段,我國的基建行業得到了長足發展,建材貿易行業也隨之發展;與此同時,基建行業與市場經濟的蓬勃發展在推動著建材貿易行業地不斷進步。其中,建材貿易行業的發展與我國基建行業的發展息息相關,且其發展也同時受到諸多因素的限制。與其它行業相比,建材貿易行業賬期長、資金投入高、資金流動性要求高,一旦沒有控制好現金流,就會極易導致風險失控從而造成嚴重后果。為此,建材貿易企業必須要改善內部控制管理,提高管理效率,以進一步加強建材貿易企業內控管理,壓降風險。

  關鍵詞: 建材貿易; 內控管理; 改進策略;

  在中國經濟飛速發展的當前,建材貿易行業間的競爭越來越突出,但由于建材貿易行業準入門檻低、資金占用量高、品牌建立困難,導致如何拿錢、如何用錢、如何收錢成了各建材貿易行業面臨的最主要的三個內控難題。國內龐大的建材市場給了企業廣闊的發展空間,也讓企業認識到:要提高自身競爭力,不僅需要提高企業產品質量和提供給客戶優質的服務水平,還要增強企業的內部管理,從而讓自身可以提高市場競爭力。

  1 、完善建材貿易企業實行內部控制管理的必要性

  完善的內部管控機制可以極大的提高企業運行效率,減少內部溝通損耗,實現管理與業務之間的良好互動,增強部門聯系;ㄐ袠I是帶領我國經濟發展騰飛的重要驅動之一,而建材貿易行業則是不斷為基建行業提供能量與營養的血液。在如今日趨激烈的市場競爭之下,建材貿易行業除了要壯大自身及擴大市場份額外,還要充分發揮對基建行業的保駕護航作用,從而穩定市場、規范市場。
 

建材貿易企業內部控制管理的不足與優化措施
 

  內部控制管理機制既能對防范風險有起到重要作用,又能有助于保證建材貿易行業各項行為的合法合規性,貫徹落實黨的依法治企戰略,從而保護企業資產財產的安全。因此,建材貿易企業應進一步加強內部控制管理,優化流程,以有效發揮內部控制管理在增強企業競爭力中的作用。

  2 、建材貿易企業實行內部控制管理的重要作用

  2.1 、提高企業內部競爭力

  建材貿易行業的穩定性關系到我國基建行業的健康發展,進而關系到我國市場經濟的穩定發展。這是因為,建材貿易行業資金投入量大、流動性要求高、應收賬款賬期長。因此,建材貿易企業想提高自身實力,就必須合理利用自有資金撬動上下游市場資金,而同時也要意識到杠桿帶來的失控風險也會隨之提高。故而,必須完善的內控管理,來幫助企業更好地管控風險,從而把握好機遇與風險之間的平衡。內部控制管理對于建材貿易企業內部的作用主要體現在:

  (1)塑造企業良好形象,幫助企業更好的融資,內控良好的企業,可以用自身良好的信譽與形象獲取銀行、金融機構、上下游供應鏈的充分信任,以獲取自有資產數倍的融資,內控混亂的建材企業則往往只能依靠自有資金進行發展。

  (2)降低企業運行成本,提高企業運行效率,規范的管理模式能夠極大的減少運營過程中的時間損耗,更快一秒的測算與報價往往就能為企業帶來一個數億元的項目,更早一秒簽訂的合同往往就能讓企業增加數十萬的盈利。

  (3)有效地避免浪費,大宗建材貿易行業平均毛利大致在3%上下浮動,在這種情況下,任何形式的浪費都將對企業盈利帶來極為不利的影響。

  2.2、 降低企業的各種風險

  建材貿易企業與相關行業聯系緊密,一定程度上也屬于高風險行業,在企業管理中防范各種風險非常重要。我國經濟發展的新時期內,建材貿易企業需要進行大量的信息數據分析工作,包括可行性研究、投資估算等環節,需要大量的信息數據作為分析的基礎。建材貿易企業的內部管理可以通過規范各種任務來極大地提高有關管理活動和業務活動的信息數據的真實性和準確性。因此,內部控制管理對企業健康發展和有效規避風險至關重要,不僅可以保證企業投資決策的科學性,還可以保證企業的高效穩定運行。

  3、 建材貿易企業內部控制管理存在的問題

  3.1、 缺乏完善健全的內控管理制度

  上世紀90年代,我國最大的建材貿易體系逐步肢解,建材貿易行業進入了粗放而野蠻的發展模式,時至今日,尚沒有一個在全國范圍內擁有足夠影響力,控制力的行業領頭羊出現,過去的經驗似乎也說明了大而僵的模式并不適合建材貿易行業,小而精的企業往往能夠得到更好更快的發展。但隨之而來的問題就是管理規范性方面的問題,大企業的垂直化管理模式固然有其缺點,如效率低下、流程冗長、人浮于事等,而扁平化管理的小企業在飛速發展的同時也出現了管理制度不完善、管理手段落后于企業發展的問題。

  大多數建材貿易企業都有著小企業的通病,主要體現為重利潤而輕管理:且不論人力資源、資金使用等所有企業均面臨的日常管理問題,單論經營過程中物資貿易企業管理能力上的缺失就有采購定價依據不明、比價管理措施不明、成本測算完全依靠經驗,投標報價與成本測算脫節、資金使用風險管控不力、欠款風險評估機制不健全、法律風險重視不夠等多個問題。

  有些問題一旦爆發,會為企業帶來嚴重的損失,也有些問題的影響一時半刻難以發現,但潛移默化之下,積重難返,往往會造成更嚴重的后果,甚至對企業的存續造成影響。

  3.2、 組織結構設置缺乏合理性

  我國建筑材料貿易行業多為中小微型企業,管理機構設置不合理且不均衡,許多極為重要的內控部門往往缺失,管理體系構建也極不完整,缺乏囊括各項流程的自我約束與防范機制,管理制度條文也過于陳舊,未能緊跟企業發展態勢。扁平化的管理模式導致各項權力集于企業負責人一身,既導致企業負責人難以有效分析戰略處理業務,又容易出現各項失誤。

  另外,部分大型建材貿易企業的管理模式過于冗長,形式重于內容,導致建材貿易行業越壯大越脆弱。許多建材貿易企業的組織架構未能有效結合企業發展的需要、企業經營業務進行設置。從公司戰略管理的角度來看,建材貿易企業內部組織結構的合理性對企業的管理效率有極為重要的影響。許多企業的組織結構高度集權化,企業內部組織部門過于重視縱向管理權的延伸,缺乏橫向溝通和組織部門內部的溝通。類似權力導向的組織管理,嚴重影響建材貿易企業的整體管理效率。

  3.3、 審計監督管理措施缺乏

  中小微企業往往忽略內部審計監督的作用,而物資貿易企業多為這種忽略內審監督的中小微企業。但作為貿易企業,內審監督恰好是最不可或缺的一環。內審監督措施的缺乏導致對于員工貪腐的管控能力缺失,對于企業行為合法合規性管理能力的缺失,對于資金使用管理能力的缺失,增加了考核評比數據測算不公的可能性,降低了優秀員工的進步欲望,降低了員工對于企業風險防控的主觀能動性。

  內控審計監督措施的缺乏會為企業帶來很多不必要的風險,比如上游單位涉及虛開增值稅發票,物貿企業作為中間商必然會被牽涉其中。比如印花稅計提不足,內控管理過程中發現尚好,如果是由稅局提出,其后果極為嚴重。例如,長期掛賬欠款催收不力,導致超過對應管理期限;用印審批監督程序缺失,導致以企業名義對外發出的各類具備法律效力的函件完全無需審閱審批等。

  4 、優化建材貿易企業內部控制管理工作的措施

  4.1、 建立健全的內控管理制度

  建立健全的內控管理措施要從基礎抓起,深化基礎制度建設,扎牢管理基礎,優化動態流程,要全面統籌,全面梳理,阻塞管理漏洞,推行標準化、數字化、精細化、信息化。要構建標準流程體系,以國家法律與大型企業先進的管理模式為指引,不斷提升自身管理水平,切實做好制度建設。

  要建立起從采購到銷售、從成本測算到投標報價,從制度執行到檢查審計,從合同簽訂到履約執行的完整制度鏈條,把權力束縛在制度的框架之下,做到人人依制度辦事,人人根據權限辦事,做到制度有交叉無遺漏,加強制度培訓,做到人人熟知該如何處理自身業務,如何處理相關工作。

  4.2、 優化企業內部組織結構

  建材貿易企業通常規模較小,內部組織結構較為混亂。人數雖少,但往往存在部門設置不規范,職務分配不合理的情況。落實到具體業務,容易出現一件事幾個部門同時管轄卻都沒有決定權,或者出現某些具體事務處于管轄真空狀態等情況。優化內部組織結構對于提高建材貿易企業的風險應對能力、有效地聯系各部門工作、提高企業管理效率具有重要意義。對此,應采取的措施有:

  (1)建立專門的內部控制管理部門,指導建材貿易企業各部門內部控制制度的實施,規范工作,有效發揮內部控制管理的積極作用。與此同時,對財務工作和管理工作監督進行監督,確保有效執行內部控制制度。

  (2)加強崗位人員的責任意識,落實內部控制管理的各個環節,全面加強內部控制管理。此外,我們應該優化人力資源管理,鑒于組織結構調整,安排需要動員的人員,鼓勵沖突領域的對話,妥善解決人員問題。

  (3)根據建材貿易企業發展戰略建立組織結構、分配權限,從而提高企業的整體業務效率。

  4.3、 加強審計監督管理

  內部審計是監督部門在開展各項工作中對內控制度的落實情況以及內控人員的工作行為進行有效監管的主要方式,及時發現風險防范中存在的問題和不足,及時將問題反饋給管理層,便于企業采取有效措施規避以及預防風險,因此,企業需要認識到內部審計的重要性,并且根據自身具體情況,加強相關監督管理工作。建材貿易企業進行內控管理時,需加強以下幾個方面的內部審計:

  4.3.1、 加強重大經濟事項決策審計

  對于中小微企業而言,重大經濟事項的決策權往往掌握在管理層的手中,權力的相對集中容易造成決策的片面化,特別是涉及到重大經濟事項的決策權。因此,設計監督部門要加強建材貿易企業重大經濟事項決策的審計,其審計人員應具有強烈的責任心和企業榮譽感,敢于指出決策中不合理、不周到的地方。

  4.3.2 、加強政策制度執行審計

  建材貿易企業的發展不僅需要正確的企業發展方向決策,也需要企業內部團隊高效的執行力,對私企而言,要做到企業的政策制度能夠不折不扣、高效地執行。對于國企而言,則要加強集體決策意識,認真落實“三重一大”相關制度,不要流于形式。

  4.3.3、 加強資金使用審計

  對于建材貿易企業的資金使用審計,包括資金預算的編制、預算的審批體系、責任部門、預算實施控制、超預算控制、預算執行分析、預算修正等方面。要做到資金使用與監控從始至終不放松,要做到事前預防、事中管控為主,事后補救為輔。

  4.3.4 、加強績效考核審計

  加強績效考核審計是建材貿易企業換發活力的重要方式,首要就是要建立完善且合理的績效考核指標體系及權重,能夠讓員工對待工作充滿活力和信息;其次要不斷對績效考核規范進行調整與修正,明確晉升通道,拉開差距,避免出現劣幣驅逐良幣的現象出現。

  5、 結語

  在社會主義市場經濟蓬勃發展的新時期,建材貿易市場競爭越來越激烈,如何在激烈的建材貿易競爭環境中建立和保持競爭優勢成為建材貿易企業亟待解決的問題。內部控制管理可以規范企業的管理,創造良好的控制環境,提高管理效率,從而增強企業的核心競爭力。筆者希望可以引起行業內相關從業者的關注和重視,為規范和發展建材貿易市場共同努力。

  參考文獻

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  原文出處:米益民.建材貿易企業內控管理策略研究[J].現代商貿工業,2020,41(35):107-108.
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